Les entreprises privées et publiques doivent émettre des factures pour quasiment tous les produits et services vendus à leurs clients. Ces factures permettent de contrôler la comptabilité de l’entreprise, d’éviter les fraudes et de faciliter l’établissement du bilan de façon régulière. Toutefois, conserver et utiliser des factures en format papier est parfois problématique.
Leur gestion demande du temps, de l’espace (pour le stockage) et de l’investissement. C’est pour faire face à cette situation que les factures électroniques ont été mises en place. De quoi s’agit-il réellement ? Quels sont les avantages qu’offre ce type de facture ? Quels en sont les inconvénients ? Nous vous invitons à trouver les réponses à toutes ces questions dans la suite de cet article.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique joue avant tout le même rôle qu’une facture classique. C’est une preuve qui atteste qu’un bien ou un service a été vendu à une tierce personne par une entreprise. Elle se distingue cependant de la facture classique par son format. Tandis que les factures classiques sont émises en format papier, celles électroniques sont dématérialisées.
Elles sont émises dans un format numérique qui facilite la conception, l’émission et la transmission comme vous pouvez le voir sur le site de la facturation électronique. De plus, il faut souligner qu’elles contiennent toutes les informations nécessaires. Le traitement des informations que contiennent ces factures est fait électroniquement. Ceci rend la procédure plus simple et surtout plus rapide.
Quels sont les avantages de la facture électronique pour les entreprises ?
La facture électronique est considérée comme étant une véritable aubaine dans le monde professionnel. En effet, grâce aux avantages qu’elle offre, le travail de milliers de personnes est plus simple et surtout mieux suivi. Voici 3 avantages essentiels à retenir.
Une gestion administrative facilitée grâce à la facture numérique
Utiliser des factures électroniques rend la gestion administrative plus simple. Ceci est valable aussi bien pour les employés que les dirigeants de la société. Les factures sont dématérialisées et peuvent être facilement transmises aux clients ainsi qu’à l’administration. De ce fait, la vérification des informations qu’elles contiennent s’effectue dans les plus brefs délais.
Par ailleurs, l’entreprise peut aisément stocker toutes les factures. En effet, grâce à la numérisation du format, les factures peuvent être conservées sur un support numérique. Il peut s’agir d’un ordinateur ou d’un disque dur externe. Ainsi, il est plus facile d’y avoir accès pour une consultation ou vérification. Il n’est donc plus nécessaire de trier des piles de documents à la recherche d’une facture émise il y a quelques mois ou années.
La réduction des dépenses
L’utilisation des factures numériques présente aussi des avantages sur le plan économique. Ce type de facture ne nécessite pas de papier. Vous réduisez de ce fait le budget destiné à l’achat de ce support d’écriture et d’impression. De la même manière, vous réduisez les frais relatifs au traitement des factures classiques. Il s’agit entre autres des frais pour :
- La saisie ;
- Le paiement ;
- L’archivage ;
- La validation.
En moyenne, ce traitement des factures coûte entre 14 et 20 euros. En utilisant des factures numériques, cette opération coûtera environ 4 euros. C’est donc une excellente solution pour faire des économies en entreprise.
L’amélioration des relations entre le client et l’entreprise
Le type de facture utilisé par une entreprise a une certaine influence sur ses relations avec ses clients. Comparativement à la facture sur support papier, la facture numérique permet d’entretenir de bonnes relations avec les autres parties. En effet, elle garantit une plus grande transparence au cours des opérations.
De plus, la rapidité dans le traitement permet de satisfaire les clients au plus vite tout en effectuant toutes les vérifications. Par ailleurs, en cas de refus de la facture, une autre peut être rapidement émise et transmise aux parties concernées.
Les factures au format numérique peuvent être également envoyées à tout moment et vers n’importe quelle destination. Le portail public de facturation peut vous être d’une grande aide pour l’établissement de vos différentes factures.
Quels sont les inconvénients de la facture numérique ?
En dépit des nombreux avantages qu’elle offre, la facture électronique est loin d’être exempte de défauts. Elle présente de ce fait quelques inconvénients mineurs qu’il faut connaitre.
Avec les factures électroniques, le traitement des informations qui s’y trouvent peut être fait automatiquement. De ce fait, la tâche des comptables est considérablement réduite. De ce fait, il arrive que certaines sociétés considèrent que les experts en comptabilité ne sont plus d’une grande utilité. Ces entreprises s’en servent alors comme excuse pour renvoyer du personnel. Il faut souligner que les comptables ne sont pas les seuls employés menacés.
Pour finir, il faut reconnaître que l’utilisation des factures électroniques ne garantit pas une protection sans faille des données. En raison de leur format numérique et dématérialisé, les fichiers restent vulnérables aux attaques de pirates informatiques et aux virus de tous les genres.
Il est donc recommandé de faire régulièrement des sauvegardes pour éviter de perdre ses archives. Il faut aussi renforcer le système de sécurité informatique de l’entreprise.
